Política de Privacidad

Esta es una traducción de la Política de Privacidad para tu comodidad. Si hay alguna diferencia entre esta versión y la versión en inglés, la versión en inglés prevalece.

Quiénes somos

CrownForge LLC ("nosotros" o "nuestro/a") opera Emberhall (emberhall.app), una herramienta que las organizaciones usan para reclutar, programar y registrar la llegada de voluntarios y oficiales para sus eventos y partidos. Esta Política de Privacidad explica qué recopilamos, por qué, con quién lo compartimos y qué opciones tienes. Emberhall tiene sus propias cuentas; otros productos de CrownForge tienen sus propias cuentas y políticas.

Recopilamos solo lo que Emberhall necesita para funcionar. No vendemos información personal, no mostramos anuncios y no usamos herramientas de rastreo ni análisis.

Organizaciones y voluntarios: quién es responsable de qué

Emberhall es usado por organizaciones (por ejemplo, un festival, un banco de alimentos, una carrera o una liga deportiva juvenil) para gestionar sus programas de voluntariado y de oficiales.

• Cuando eres voluntario u oficial para una organización, esa organización decide qué te pide y qué hace con ello, incluyendo sus reglas de pago y cualquier requisito de verificación de antecedentes. Es responsable de tu información de voluntario u oficial, y Emberhall la almacena y procesa en nombre de la organización. Las preguntas sobre cómo una organización usa tu información deben dirigirse primero a esa organización; te ayudaremos si te pones en contacto con nosotros.
• Cuando creas una cuenta de Emberhall, o registras tu organización, nosotros somos responsables de esa información de la cuenta.

Información que recopilamos

Cuentas de Emberhall

• Nombre y dirección de correo electrónico.
• Contraseña, almacenada únicamente como un hash seguro de un solo sentido (no podemos verla), si eliges tener una.
• Enlaces de inicio de sesión de un solo uso: si inicias sesión con un enlace por correo en lugar de una contraseña, enviamos un enlace de un solo uso que vence, y solo guardamos una forma con hash de ese enlace. Si solicitas un enlace para un correo que no tiene cuenta, mostramos la misma confirmación en ambos casos, para que un intento de inicio de sesión no pueda usarse para averiguar si alguien tiene una cuenta.
• Inicio de sesión con Google: si inicias sesión con Google, recibimos tu ID de cuenta de Google, nombre y dirección de correo electrónico. Solo solicitamos acceso básico al perfil.
• Preferencia de idioma y la fecha en que verificaste tu correo electrónico.
• Organizaciones que sigues: si sigues a una organización que aparece públicamente, guardamos un registro de cuáles, para poder mostrarte sus inscripciones en un solo lugar.

Organizaciones

• Nombre de la organización, sitio web, nombre de contacto y correo electrónico de contacto, y la nota enviada con una solicitud de acceso. Las organizaciones nuevas pasan por una revisión antes de que las aprobemos.
• Aparición pública: si la organización eligió aparecer públicamente para que la gente pueda encontrarla y seguirla.
• Facturación: los pagos se procesan a través de Stripe. Guardamos una referencia de cliente de Stripe y el estado de la suscripción. Nunca vemos ni almacenamos números de tarjeta.
• Logotipos e imágenes que la organización sube para sus páginas.

Información de voluntarios y oficiales

Lo que una organización recopila depende de lo que solicite. Normalmente:

• Nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
• Consentimiento de SMS: si aceptas recibir mensajes de texto, guardamos esa elección, cuándo la diste, y el estado de entrega de cada mensaje. Ver "Mensajes de texto" más abajo.
• Inscripciones a turnos y partidos: los eventos, turnos o partidos en los que te inscribiste o reclamaste, y si fuiste colocado, puesto en lista de espera o cancelado.
• Registros de llegada: cuándo registraste tu llegada y quién te registró.
• Preguntas adicionales que la organización agrega a su formulario de inscripción (por ejemplo, talla de camiseta, una dirección o experiencia). La organización elige estas preguntas.
• Contacto del tutor: si una organización requiere un tutor para un turno, el nombre, correo electrónico y teléfono del tutor.
• Aceptación de exención: si una organización requiere una exención de responsabilidad, registramos qué versión aceptaste, cuándo, y la dirección IP desde la que se aceptó, para que la organización tenga un registro del acuerdo.
• Notas que el personal de la organización agrega a una inscripción.
• Certificaciones: si una organización rastrea las certificaciones de sus oficiales, los detalles que tú o la organización ingresen (tipo, emisor, fechas) y una copia del certificado (un PDF o foto). La copia se elimina cuando el certificado es rechazado o reemplazado, o cuando tu registro de voluntario es eliminado.
• Registros de oficiar y de pago (solo oficiales): tu nivel, disponibilidad, calificaciones que un asignador te da después de un partido, ganancias por partido y su estado (pendiente, aprobada, pagada o anulada), e historial de pagos.
• Referencia de cuenta de pagos (solo oficiales): si te pagan a través de Emberhall, una referencia a tu cuenta de Stripe Connect Express y su estado. Tus datos bancarios, información fiscal y documentos de identidad van directamente a Stripe; nunca los vemos ni los almacenamos.
• Estado de la verificación de antecedentes (oficiales o voluntarios en un rol que la requiera): los ids de referencia de invitación e informe de Checkr, el paquete usado, quién lo pagó, y el resultado únicamente como sin objeciones o requiere revisión. No recibimos ni almacenamos el informe subyacente.
• Feed de calendario: si activas uno, guardamos una forma con hash de su enlace privado y cuándo se usó por última vez.

Puedes ser voluntario sin crear una cuenta de Emberhall. Oficiar y cobrar requieren una.

Mensajes

Cuando una organización envía correos o mensajes de texto a voluntarios u oficiales a través de Emberhall (recordatorios, actualizaciones, cancelaciones, alertas de partidos abiertos), guardamos una copia de cada mensaje y su estado de entrega.

Seguridad e información técnica

• Registro de actividad: registramos acciones importantes (como la edición, cancelación o registro de llegada de una inscripción, o la aprobación de una ganancia) y quién las realizó, para mantener los registros precisos e investigar problemas.
• Limitación de tasa: para evitar abusos, guardamos brevemente las direcciones IP asociadas a intentos de inicio de sesión e inscripción. Estas se eliminan automáticamente después de 2 días.

No recopilamos fechas de nacimiento, firmas, ubicación ni huellas digitales de dispositivo. Las únicas fotos que almacenamos son imágenes de certificados que los oficiales de una organización eligen subir (ver Certificaciones); no te fotografiamos de otra manera. No usamos rastreadores de publicidad ni análisis.

Cómo usamos la información

• Para operar Emberhall: inscripciones, horarios, listas de espera, registro de llegada, recordatorios y mensajes de texto.
• Para que las organizaciones gestionen a sus voluntarios y oficiales, incluyendo exportaciones de sus propias listas, la aprobación de pagos, y la solicitud de verificaciones de antecedentes.
• Para procesar los pagos a oficiales a través de Stripe, y las verificaciones de antecedentes a través de Checkr, cuando una organización usa esas funciones.
• Para mantener las cuentas seguras y prevenir abusos.
• Para procesar las suscripciones de las organizaciones.
• Para brindar soporte. El personal de Emberhall puede acceder a los datos de una organización cuando sea necesario para apoyar a esa organización, resolver problemas o mantener el servicio seguro, y esos accesos quedan registrados.

No vendemos información personal, y no usamos la información de voluntarios u oficiales para marketing. No usamos los datos de Emberhall para entrenar modelos de IA.

Con quién compartimos información

• La organización para la que eres voluntario u oficial ve la información que le das, y puede exportarla.
• Proveedores de servicios que ejecutan partes de Emberhall para nosotros, solo según sea necesario:
  • Resend entrega el correo electrónico.
  • Twilio entrega los mensajes de texto, si aceptas recibirlos.
  • Stripe procesa los pagos de las organizaciones y, para los oficiales, los pagos a través de Stripe Connect Express. Los oficiales configuran y gestionan su cuenta de pagos directamente con Stripe, según los propios términos de Stripe.
  • Checkr realiza las verificaciones de antecedentes que una organización requiere, después de que las autorizas.
  • Google gestiona el inicio de sesión con Google, si lo eliges.
  • Hospedaje: un proveedor de hospedaje ejecuta nuestros servidores en Estados Unidos, y un proveedor de red transporta el tráfico hacia ellos de forma segura.
  • Copias de seguridad externas: un proveedor de copias de seguridad en Estados Unidos almacena una copia cifrada de nuestras copias de seguridad. La copia se cifra en nuestros servidores antes de enviarse, así que el proveedor no puede leerla.
• Motivos legales: si lo exige la ley, o para proteger la seguridad de las personas o del servicio.
• Transferencia de negocio: si CrownForge LLC o Emberhall se vende o se fusiona, la información se transferiría bajo esta política, y te avisaríamos primero.

Nunca compartimos tu número de teléfono con terceros ni afiliados para su propio marketing.

Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

Emberhall usa una sola cookie, que te mantiene con la sesión iniciada (dura hasta 14 días). Es necesaria para que el sitio funcione, y no usamos cookies de publicidad ni de análisis.

Las estaciones de registro de llegada pueden funcionar sin conexión. Para hacerlo, el dispositivo usado para el registro guarda una copia del listado de ese turno o partido (nombres, datos de contacto y notas) en el navegador hasta que se reconecta y sincroniza. Las organizaciones deben usar dispositivos de registro de confianza y cerrar sesión al terminar.

Cuánto tiempo conservamos la información

• Cuentas de Emberhall: hasta que elimines tu cuenta.
• Información de voluntarios y oficiales: mientras la organización la mantenga en Emberhall, o hasta que tú o la organización la eliminen. Cuando una organización cierra su cuenta de Emberhall, sus datos se eliminan dentro de 30 días.
• Aceptaciones de exención: se conservan durante 3 años después del evento para que las organizaciones tengan un registro, tras lo cual se elimina la dirección IP.
• Registros de ganancias y pagos: se conservan para nuestros registros financieros y fiscales, generalmente 7 años, incluso si luego eliminas tu cuenta.
• Resultados de verificación de antecedentes: se conservan únicamente como sin objeciones/requiere revisión junto con los ids de referencia de Checkr, mientras el rol que lo requiere esté activo o según lo exija la ley, lo que sea más largo. Nunca recibimos el informe subyacente para conservarlo.
• Registros de consentimiento y entrega de SMS: se conservan mientras tu cuenta esté activa, para poder respetar una cancelación y mostrar el historial de entrega. El texto de un mensaje se elimina después de 90 días; el estado de entrega se conserva más tiempo. Si respondes STOP, conservamos ese número de teléfono en una lista de no enviar mensajes, incluso después de eliminar tu cuenta, para no volver a enviarte mensajes. También conservamos un registro aparte de ese consentimiento; una vez eliminada tu cuenta, ese registro guarda el número solo como un hash unidireccional, no el número en sí.
• Registro de actividad: se conserva durante 2 años.
• Registros de limitación de tasa: 2 días.
• Enlaces de inicio de sesión y correo vencidos: se eliminan automáticamente.
• Copias de seguridad: mantenemos copias de seguridad en nuestro propio almacenamiento seguro, con una copia cifrada externa en Estados Unidos, para proteger contra la pérdida de datos: copias por hora durante 2 días, copias diarias durante 30 días y copias semanales hasta por 12 meses. Si eliminas tu información, puede permanecer en una copia de seguridad hasta que esa copia expire, pero no se restaura en Emberhall: si alguna vez restauramos una copia de seguridad, volvemos a aplicar las eliminaciones hechas desde entonces.

Tus opciones y derechos

• Elimina tu cuenta de Emberhall: desde tu página de cuenta. Tus datos personales, incluido tu número de teléfono, se eliminan y tus inscripciones activas se cancelan. La organización conserva un registro anónimo de turnos o partidos pasados (por ejemplo, que un turno tuvo un voluntario que registró su llegada), sin nada que te identifique. Cualquier exención que hayas aceptado, y los registros de ganancias y pagos, se conservan por los períodos indicados arriba, porque son el registro de un acuerdo o de un pago ya realizado. Si habías cancelado los mensajes de texto, conservamos solo lo necesario para respetar esa cancelación y no volver a enviarte mensajes a ese número.
• Fuiste voluntario sin cuenta: usa el enlace en cualquiera de tus correos de inscripción para gestionar o cancelar tus inscripciones, o pide a la organización que te elimine. También puedes contactarnos y te ayudaremos.
• Mensajes de texto: responde STOP a cualquier mensaje para cancelar, o desactiva los mensajes desde la configuración de tu cuenta.
• Obtén una copia de tu información: desde tu página de cuenta, o contactándonos.
• Corrige tu información: desde tu página de cuenta o enlace de inscripción, o a través de la organización.
• Correos electrónicos: los recordatorios y mensajes provienen de las organizaciones para las que eres voluntario u oficial. Puedes cancelar una inscripción para detener los recordatorios de esa inscripción.

Dependiendo de dónde vivas, puedes tener derechos adicionales bajo las leyes de privacidad, como el derecho a saber, acceder, corregir o eliminar información personal. Contáctanos para ejercer cualquiera de ellos; responderemos dentro de 30 días y no te trataremos de forma diferente por pedirlo. Si una solicitud es sobre información que una organización controla, podemos transmitirla a esa organización.

Menores

Las cuentas de Emberhall son para personas de 13 años o más. Las organizaciones deciden si personas más jóvenes pueden ser voluntarias en sus eventos y pueden requerir los datos de contacto y el consentimiento de un tutor para un turno. Cobrar como oficial o pasar por una verificación con Checkr requiere que seas adulto (18 años o más): las cuentas de pago de Stripe y la mayoría de los productos de verificación de antecedentes no están disponibles para menores, así que las organizaciones pagan a los oficiales menores de edad fuera de Emberhall (ver los Términos). No recopilamos a sabiendas información de menores de 13 años sin la participación de un tutor a través de la organización. Si crees que se recopiló indebidamente la información de un menor, contacta a [email protected] y la eliminaremos.

Seguridad

Las contraseñas se almacenan con hash, los enlaces de inicio de sesión y de verificación de correo se guardan solo en forma de hash y vencen, el tráfico está cifrado, y cada organización solo puede ver a sus propios voluntarios y oficiales. Ningún sistema es perfectamente seguro; si una brecha afecta tu información, te notificaremos según lo exija la ley.

Cambios a esta política

Si hacemos un cambio significativo, notificaremos a los titulares de cuentas por correo electrónico y en Emberhall al menos 7 días antes de que entre en vigor. La fecha de vigencia de arriba muestra la versión actual.

Jurisdicción

CrownForge LLC opera desde Pensilvania, Estados Unidos, y los servidores de Emberhall están ubicados en Estados Unidos. Si usas Emberhall desde fuera de EE. UU., tu información será procesada en EE. UU.

Contacto

• Solicitudes de privacidad: [email protected]
• Todo lo demás: [email protected]